Email-ul a devenit, după aproape 50 de ani de la apariția sa (primele forme, foarte rudimentare, datează din 1965), un instrument atât de banal, încât rareori ne mai gândim la el cu seriozitate. Conținutul său devine important mai ales când e vorba de lucruri delicate, cum ar fi aplicația pentru un job, o decizie importantă luată într-o companie etc.

Eu mă întreb, însă, ce se întâmplă cu celelalte sute de email-uri pe care le schimbăm între noi, a căror citire și ale căror răspunsuri înghit minute în șir. Fiindcă m-am confruntat, ca și tine, cu tot felul de situații când vine vorba de scris, trimis sau primit email-uri, am considerat că ar fi o idee bună să menționez aici câteva indicații care eu cred că ne pot ușura viața.

Când trimiți un email

• fii concis și clar (nu bate câmpii!);
• folosește bullet points și bold ca să subliniezi esențialul (mai ales dacă știi că destinatarul emailului citește pe diagonală);
• structurează-ți bine conținutul, astfel încât să fie ușor de parcurs;
• propune un deadline de răspuns când aștepți un răspuns (dacă lași la latitudinea destinatarului, nu te aștepta la un răspuns prea curând);
• folosește-te de reminder-e când aștepți un răspuns urgent (dacă ai urmat pasul 3; altfel vei părea intruziv);
• oferă metode alternative de contact (în ordinea preferată de mine: email, social media, telefon);
• încearcă să concentrezi informațiile cât mai bine, ca să nu fii nevoit să trimiți încă 10 mail-uri cu explicații după.

Când primești un email

• dacă nu ai timp să răspunzi imediat, trimite un reply scurt prin care să anunți că vei reveni mai târziu (poți chiar să-ți pregătești un draft cu un template, pe care să-l folosești repede);
• dacă răspunzi rar la email-uri, setează-ți un auto responder care să precizeze că vei răspunde într-un anumit interval (24h, 48h, de la 4 pm la 6 pm etc.);
• dacă printr-un email și se cere ceva, încearcă să adresezi toate punctele propuse, ca să nu fie nevoie de reveniri;
• cere informații suplimentare și la subiect;
• citește cu atenție textul email-ului (nimănui nu-i plac întrebările la care exista deja un răspuns în email-ul trimis inițial).

Cum economisim timpul pierdut pe email-uri?

Având în vedere că 92% dintre oameni folosesc email-ul aproape zilnic, fiind principala activitate pe care o desfășoară online (sursa), cred că ar fi util să găsim o cale să eficientizăm cumva procesul, ca să mai avem timp și de un mic respiro.

În cartea sa, The Four Hour Work Week, Tim Ferriss propune un sistem prin care să-ți reduci timpul acordat citirii și răspunsurilor la email-uri: stabilește-ți două intervale orare pe zi care să le dedici acestei activități (ex: 10-11 am, 16-17 pm). În restul timpului, setează-ți un auto reply care să-ți anunțe expeditorii că le vei răspunde în acele intervale de timp. Ei vor ști la ce să se aștepte, iar tu o să-ți poți continua treaba liniștit. Întreruperile pe care le tot generează alertele de email ne fac să ne pierdem concentrarea și reduc productivitatea.

Știu sigur că nu o să fie ușor de aplicat metoda asta, fiindcă am încercat și nu mi-a ieșit foarte bine, însă de mâine o iau de la capăt. E un exercițiu de voință, dar cred ca va fi tare util odată ce mă obișnuiesc. Sper să pot depăși perioada aceea ce neliniște și ușoară angoasă cu gândul la email-urile necitite care se tot adună în inbox. Internetul nu o să dispară fără mine. 🙂

O altă metodă e Inbox 0, care te provoacă ca la sfârșitul zilei să nu ai niciodată email-uri necitite. Aplicând metoda propusă de Tim și prioritizând foarte eficient, nu e deloc un scop imposibil. Eu fac asta de când mă știu (în principal din cauza obsesiei mele pentru organizare) și nu-mi închipui cum ar fi să trăiești cu 900 de email-uri necitite. Brrrr…

Acestea fiind spuse, tu ai fi dispus să încerci metoda propusă de Tim?
Ce alte sugestii ai avea pentru un schimb de email-uri mai eficient?

Surse foto: 1, 2.