Recent m-am confruntat cu veșnica problemă care ne mănâncă zilele tuturor: lipsa de organizare (din partea altora). Cel mai des întâlnit în proiectele importante, deadline-ul îi sperie pe cei mai mulți dintre noi. Unii îl ignoră, unora li se pare un termen pretențios și pe alții îi traumatizează. Când se comportă însă frumos, toată lumea e fericită.

Cum facem să nu ne punem singuri bețe-n roate când vine vorba de a stabili un termen de predare? Am câteva idei, adunate din experiență, după cum urmează.

De ce ne trebuie deadline-uri?

Eu cred că avem nevoie de planificare nu doar pentru că sunt eu un semi-control freak, ci pentru că altfel ar fi un haos total (și nu mai avem nevoie de o doză în plus de randomness, având în vedere societatea în care trăim). Cu cât ai mai multe lucruri de făcut, cu atât mai multă nevoie ai să știi când trebuie să livrezi și ce.

Cum stabilești un deadline?

Păi ar trebui să ții de cont de o serie de aspecte esențiale:

– cât de importantă e activitatea printre celelalte lucruri pe care le ai de făcut
– cât timp îți trebuie pentru a rezolva problema/task-ul
– viteza cu care lucrează ceilalți parteneri de proiect (dacă ai așa ceva)
– calitatea care se așteaptă de la tine
– dacă ai nevoie de timp pentru research pentru a realiza respectivul proiect
– etapele pe care trebuie să le parcurgi în cadrul proiectului (este util să stabilești termene de predare fracționate, ca să te ajute să nu se înghesuie prea multe de făcut spre final)
– alți factori exteriori care pot determina prelungirea perioadei de lucru.

Nu uita să-ți lași o marjă de eroare în caz că intervine vreo problemă. De asemenea, ar fi util să folosești reminders, atât pentru tine, cât și pentru colegii/partenerii tăi de proiect, ca să preîntâmpini scuzele de tipul ”n-am avut timp”, ”am uitat” etc.

Dacă ești tipul de om care amână și lasă lucrurile pe ultima sută de metri, poate ar trebui să-ți stabilești un deadline mai scurt, ca să te forțezi să rezolvi lucrurile mai repede.

Ce faci când celălalt nu respectă deadline-ul?

Asta mi s-a întâmplat mie recent, în privința unui atestat pe care trebuia să-l iau în cadrul masteratului, pe lângă diploma de absolvire. Facultatea nu a stabilit de la început un deadline clar pentru proiect, nu s-a discutat cu studenții despre detaliile care ne erau necesare, nu ni s-a răspuns la mailuri și la solicitări.

Rezultatul? Din cei mulți care se înscriseseră inițial pentru acest atestat au rămas 4 sau 5. Eu am ales să pregătesc proiectul pentru anul viitor, fiindcă nu-mi plac lucrurile făcute prost și în grabă, iar volumul de lucru care-mi rămânea de făcut într-o săptămână era atât de mare, încât îmi era fizic imposibil să duc totul la bun sfârșit.

Însă nu în toate cazurile poți amâna proiectul pentru o altă perioadă. Așa că vă întreb, voi cum reacționați când oamenii cu care lucrați își încalcă deadline-ul și vă pot pune într-o poziție proastă?

Sursa foto.